Atunci când avem creanțe de recuperat, unul dintre cele mai importante aspecte este să stabilim dacă termenul de plată a fost într-adevăr depășit. Cel mai simplu mod de a afla este să ne uităm în contract. Dar ce facem dacă acesta nu a fost stipulat sau condițiile plății sunt neclare?
Azi, vom explora ce înseamnă termenul legal de plată, ce spun legislația română și europeană și cum să gestionăm situațiile în care plata întârzie.
Ce înseamnă termenul legal de plată?
Termenul legal de plată reprezintă perioada în care cumpărătorul (sau beneficiarul serviciului) trebuie să achite facturile emise de furnizor.
Acest interval de timp nu este stabilit întâmplător, ci este rezultatul unui cadru legal construit pentru a proteja atât interesele furnizorilor, cât și pe cele ale clienților.
Practic, termenul legal de plată este acea „dată-limită” prevăzută de lege sau convenită contractual, până la care o factură trebuie achitată integral.
Dacă plata nu se efectuează în acest răstimp, furnizorul are dreptul să solicite penalități de întârziere, dobânzi și, la nevoie, să recurgă la acțiuni de recuperare a creanțelor.
Cadrul legal – Legislație națională și europeană
În România, termenul legal de plată pentru facturile comerciale este reglementat prin diverse acte normative, dintre care cele mai importante sunt Codul civil și legi speciale ce stabilesc regimul contractelor și obligațiilor.
Uneori, termenul exact poate fi prevăzut în contract, însă există și situații în care legea impune anumite limite generale, cum ar fi 30 de zile calendaristice în tranzacțiile dintre profesioniști.
Aceste legi au scopul de a asigura un echilibru între părți: furnizorii sunt protejați prin posibilitatea de a solicita dobânzi legale și penalități pentru întârzieri, în timp ce clienții beneficiază de stabilitatea și predictibilitatea venită din termene clare de plată.
Directive europene
La nivel european, Directiva 2011/7/UE privind combaterea întârzierii la plată în tranzacțiile comerciale stabilește norme menite să armonizeze legislațiile statelor membre.
Această directivă prevede, în principal, că termenul de plată în contractele B2B nu poate depăși în mod normal 60 de zile, dacă părțile nu convin altfel în mod expres și nu există vreo „clauză abuzivă”.
Statele membre, inclusiv România, au fost obligate să-și modifice legislația internă pentru a respecta principiile directivei.
Prin urmare, chiar și firmele mici sau nou-înființate beneficiază de un nivel minim de protecție, iar întârzierile la plată au consecințe bine definite în tot spațiul european.
Cum se stabilește termenul de plată?
Cel mai frecvent, termenul de plată se stabilește prin acordul scris dintre părți, sub forma unei clauze în contractul de furnizare de servicii sau produse.
De exemplu, se poate menționa clar în contract: “Clientul se obligă să achite factura în termen de 30 de zile de la data emiterii facturii”.
Termene legale standard
Dacă părțile nu au negociat un termen specific, legislația prevede un termen standard de 30 de zile calendaristice pentru plata facturilor comerciale.
Această durată este considerată optimă pentru a oferi cumpărătorului timp să-și organizeze plățile, fără a afecta excesiv furnizorul care are nevoie de lichidități pentru a-și desfășura activitatea.
Flexibilitate și excepții
Există însă situații în care părțile pot agrea termene mai scurte sau mai lungi, atâta timp cât nu se încalcă prevederile legale privind clauzele abuzive.
De pildă, în anumite industrii (construcții, IT, servicii creative), partenerii pot conveni un termen de 45-60 de zile pentru a se adapta ciclului lor comercial.
Important este ca aceste excepții să fie stipulate clar în contract și să nu pericliteze interesele economice legitime ale uneia dintre părți.
Ce facem când termenul legal de plată a unei facturi nu este respectat
Atunci când clienții întârzie cu plata facturilor în mod repetat, există câteva pârghii prin care ne putem recupera creanțele:
Penalități și dobânzi
În cazul în care o factură rămâne neachitată după expirarea termenului, creditorul are dreptul să solicite dobânzi legale sau penalități de întârziere.
Mecanismul de calcul poate fi specificat în contract sau, în lipsa unei clauze, se aplică dobânda legală stabilită de Banca Națională a României.
Aceste costuri suplimentare pot deveni semnificative dacă facturile întârzie mult timp, crescând datoria debitorului și diminuând profitul furnizorului, de aceea este bine să se apeleze din timp la o firmă specializată în colectarea amiabilă a creanțelor.
Acțiuni legale
Dacă discuțiile amiabile și penalitățile nu dau rezultate, creditorul poate iniția proceduri de recuperare a creanțelor (de exemplu, cerere cu valoare redusă, ordonanță de plată sau acțiune în instanță).
În astfel de situații, o firmă specializată în recuperarea creanțelor pe cale legală poate interveni pentru a gestiona procesul de recuperare și pentru a soluționa conflictul într-un mod cât mai eficient.
Modalități de gestionare a întârzierilor în plata facturilor
Ca să nu ne confruntăm cu fluctuații ale fluxului de numerar, este bine să avem un sistem bine pus la punct pentru gestionarea întârzierilor la plată.
Proceduri interne de monitorizare
Un management financiar riguros începe cu implementarea unor sisteme eficiente de monitorizare a facturilor. Aceste proceduri includ:
- Actualizarea zilnică a registrelor contabile și a soldurilor.
- Generarea de rapoarte automate privind facturile scadente.
- Emitere de alerte sau notificări cu câteva zile înainte de termenul de plată.
Utilizarea unui software de contabilitate, precum SAGA, SmartBill sau alte platforme specializate, ajută la reducerea erorilor și la economisirea timpului.
Comunicare și negociere
Uneori, întârzierile pot apărea din motive obiective, precum probleme temporare de lichiditate. În astfel de cazuri, o discuție deschisă cu partenerul poate duce la soluții amiabile:
- Reeșalonări de plată sau împărțirea sumei datorate în tranșe lunare.
- Acordarea unui mic discount pentru plata imediată.
- Stabilirea unor penalități reduse dacă debitorul demonstrează bună-credință.
Concluzii
Termenul legal de plată a unei facturi este un element esențial pentru orice relație de afaceri. El reflectă atât principiile de fairness și predictibilitate, cât și un cadru legal menit să protejeze interesele furnizorilor și ale clienților.
Respectarea acestor termene înseamnă stabilitate financiară, relații comerciale durabile și evitarea penalităților costisitoare.
Am văzut cum legea din România și directivele europene stabilesc termene standard și reguli pentru penalități de întârziere.
Am discutat despre stabilirea contractuală a termenelor, consecințele nerespectării acestora și modalitățile prin care companiile își pot recupera creanțele.
Recomandarea mea este să verificați clauzele referitoare la termenele de plată din contractele existente și, dacă este necesar, să optimizați procesul de facturare.
Dacă întârzierile devin o problemă recurentă, nu ezitați să apelați la experți în domeniu.
ICO Management Services vă poate oferi consultanță personalizată, soluții de recuperare a creanțelor și instrumente avansate pentru gestionarea fluxului financiar.