În afaceri, există momente când constatăm că lucrurile nu merg conform planului: am încheiat un contract, am livrat produsele sau serviciile, dar la scadență, plata întârzie.
Este o situație mai comună decât pare, iar companiile mari, precum băncile sau furnizorii de energie, sunt deja echipate cu soluții și proceduri eficiente pentru a o gestiona.
Însă, pentru companii mai mici, astfel de întârzieri pot cauza probleme serioase, afectând resursele necesare pentru funcționarea zilnică – salariile, furnizorii sau alte cheltuieli operaționale.
Este esențial, așadar, să avem o strategie clară pentru a încuraja plățile la timp.
Azi vă propunem un plan detaliat pentru gestionarea situațiilor când clienții nu respectă termenul de plată din contractele comerciale, urmat de câteva sfaturi pentru a preveni aceste evenimente neplăcute.
Clientul a întârziat cu plata. Ce facem?
Dacă gestionăm cu atenție situația încasărilor în compania noastră, vom identifica rapid facturile cu termen de plată expirat. Să presupunem că unul dintre clienții noștri întârzie. Cum îl abordăm astfel încât să nu periclităm relația comercială pe care am construit-o cu mult efort până acum?
Pasul 1. Verificăm atent care sunt obligațiile contractuale pentru clientul în cauză
Înainte de a lua legătura cu clientul, un pas esențial este consultarea contractului pe care l-am semnat. Este într-adevăr termenul de plată expirat? Există o perioadă de grație? De când se aplică penalități?
De asemenea, verificăm dacă serviciile sau produsele au fost livrate și facturate la datele stabilite și conform termenilor din contract.
Dacă toate obligațiile noastre au fost îndeplinite, dar clientul nu a respectat termenul de plată din contractul comercial, putem trece la pasul următor.
Pasul 2. Contactăm clientul pentru clarificări
Înainte de a trage concluzii pripite, este important să luăm legătura cu clientul – de preferat, telefonic sau prin e-mail.
Uneori, pot apărea situații obiective: probleme de cash-flow, erori în sistem, facturi neprimite sau alte obstacole administrative.
Adesea, o simplă discuție poate debloca situația și poate duce la efectuarea imediată a plății.
În această etapă, adoptăm un ton ferm, dar respectuos. Evitați acuzațiile directe, însă subliniați clar faptul că așteptarea plății la timp este esențială pentru buna desfășurare a colaborării.
De asemenea, acum este momentul pentru a-i aminti clientului clauzele din contract: termenul de plată, eventualele penalități și consecințele pe care întârzierile le pot genera (restricționarea serviciilor, suspendarea unor facilități etc.).
Pasul 3. Dacă plata este în continuare neefectuată, trimitem un reminder scris
Dacă discuția verbală nu a avut efectul scontat, următorul pas este să formulăm cererea de plată în scris, fie printr-un e-mail oficial, fie printr-o scrisoare recomandată. Documentul trebuie să includă:
- Data scadentă inițială și cuantumul sumei restante;
- Penalitățile care se pot aplica (dacă au fost stabilite în contract);
- Un nou termen limită de plată, clar și precis.
Acest reminder scris reprezintă o dovadă suplimentară a faptului că ați depus eforturi amiabile pentru recuperarea creanței și poate fi util dacă, în cele din urmă, va fi nevoie de măsuri legale.
Pasul 4. Oferim o metodă de plată mai flexibilă (dacă este posibil și oportun)
În cazul în care clientul se confruntă cu dificultăți temporare de lichidități, putem analiza varianta eșalonării plăților sau alte aranjamente financiare, în funcție de istoricul colaborării și de regulile interne ale companiei.
Acest gest poate consolida relația pe termen lung, arătând că sunteți deschis la soluții și că vă doriți, în continuare, o colaborare sănătoasă.
Mai important, astfel vă asigurați că vă veți recupera integral banii, chiar dacă plata vine cu o ușoară întârziere.
Pasul 5. Aplicăm dobânzi penalizatoare sau clauze contractuale (dacă sunt stipulate)
Dacă ați inclus în contract o dobândă penalizatoare pentru întârzierea la plată, nu ezitați să o aplicați. Penalizările pot descuraja clienții să amâne plata și vă pot ajuta să recuperați costurile generate de această întârziere.
În plus, respectarea exactă a contractului oferă un semnal clar că politica firmei dumneavoastră este fermă, dar corectă.
Clientul refuză să plătească. Cum continuăm?
Atunci când avem de-a face cu un caz mai dificil în care clienții nu respectă termenul de plată în mod repetat, putem fie să continuăm procesul de recuperare a creanțelor pe cale amiabilă sau să apelăm la un avocat.
1. Apelăm la o firmă specializată în colectarea creanțelor
Firmele specializate în colectarea creanțelor pe cale amiabilă au experiență și strategii testate pentru recuperarea sumelor de la clienții mai dificili. Ideal ar fi să apelați la servicii specializate de recuperare a creanțelor cât mai curând după expirarea termenului de plată pentru a crește șansele de succes.
2. Contactăm un avocat și acționăm clientul în instanță
Dacă demersurile amiabile nu au funcționat, iar miza financiară este semnificativă, colaborarea cu un avocat poate deveni inevitabilă. Acest pas protejează interesele afacerii, deși implică un efort logistic și, uneori, costuri suplimentare.
Cum prevenim încasarea cu întârziere a facturilor?
Deși nu există o metodă perfectă pentru a elimina complet riscul de neîncasare, putem adopta câteva reguli care ne ajută să-l reducem considerabil.
1. Evaluarea bonității clienților înainte de semnarea contractului
Pentru proiecte mari sau colaborări noi, vă recomandăm să solicitați o opinie de credit. Dacă apar semne de întrebare, puteți cere un avans sau alte forme de garanție pentru a evita pe cât posibil întârzierile majore la plată.
2. Termeni de plată clari în contract
Asigurați-vă că în contract apar explicit data scadentă, penalitățile pentru întârzieri și, eventual, discounturile pentru plata anticipată. Aceste prevederi previn neînțelegerile și oferă un cadru legal clar pentru ambele părți.
3. Reguli stricte de emitere a facturilor
Emiteți factura imediat după prestarea serviciului sau livrarea produsului și includeți toate informațiile necesare:
- Datele firmei;
- Descrierea serviciului/produsului;
- Termenul de plată;
- Contul bancar pentru efectuarea plății.
4. Proces de facturare și urmărire a plăților automatizat
Folosiți un software dedicat care să trimită automat facturile și notificările de plată. Configurați mementouri automate, atât înainte de data scadentă, cât și după aceasta, pentru a menține clientul informat cu privire la obligațiile sale.
5. Remindere periodice
Un e-mail prietenos, trimis cu câteva zile înainte de scadență, poate fi suficient pentru a-i reaminti clientului că trebuie să efectueze plata. Dacă termenul a fost deja depășit, un apel telefonic poate accelera soluționarea.
6. Monitorizarea atentă a procesului de încasare
Țineți permanent evidența facturilor emise, a sumelor restante și a termenelor de plată. Identificați tiparele de întârziere și ajustați procedurile interne sau condițiile de colaborare pentru clienții care au un istoric problematic.
Aveți nevoie de sprijin în colectarea creanțelor?
Pentru situațiile în care clienții nu respectă termenul de plată în mod repetat sau refuză să plătească, vă punem la dispoziție un serviciu de colectare a creanțelor pe cale amiabilă care se centrează pe obținerea de rezultate și pe întărirea relației comerciale cu clienții dumneavoastră. Pentru detalii, ne puteți contacta la +40 771 192 372.