Pentru majoritatea IMM-urilor, riscul de neîncasare nu se vede imediat. Începe cu o factură întârziată, apoi cu o promisiune amânată, până când devine clar că lipsa lichidităților poate afecta tot lanțul decizional.
Când încasările nu mai respectă calendarul, apar blocaje. Unele pot fi gestionate intern, altele necesită măsuri ferme. Ce rămâne însă esențial este să identificăm riscurile din timp, să acționăm echilibrat și să păstrăm un cadru de colaborare corect, chiar și în situații dificile.
Mai jos avem câteva principii care te pot ajuta să gestionezi riscul de neîncasare pentru IMM-ul tău cu mai multă claritate și mai puțin stres.
De ce apare riscul de neîncasare la nivelul IMM-urilor
Riscul de neîncasare nu apare brusc. De cele mai multe ori, este rezultatul unor obiceiuri de lucru care par funcționale, dar care, în lipsa unor măsuri clare, pot expune afacerea la pierderi. Iată principalele cauze:
Lipsa proceselor interne sau a unui cadru formal
Pentru multe IMM-uri, relațiile comerciale se construiesc rapid, fără contracte bine definite sau proceduri clare de urmărire a plăților. Când lipsesc pașii formali, fiecare întârziere devine greu de gestionat, iar responsabilitatea se diluează.
Toleranța mare față de întârziere din dorința de a păstra clientul
Firmele mici preferă adesea să accepte întârzieri pentru a nu pierde un client important. Pe termen scurt, pare o soluție convenabilă. În realitate, toleranța prelungită afectează treptat lichiditatea și limitează capacitatea firmei de a investi sau chiar de a funcționa.
Prea puțini parteneri comerciali
Când portofoliul de clienți este restrâns, o singură neîncasare poate destabiliza întreaga activitate. Colaborarea cu un număr mic de parteneri înseamnă că problemele unuia devin, inevitabil, problemele companiei tale.
Ce semnale trebuie urmărite de la începutul colaborării
În multe cazuri, semnalele pot fi observate încă din faza inițială a relației comerciale. E important să fii atent la modul în care decurge procesul de stabilire a colaborării și la cât de deschis este partenerul în privința condițiilor contractuale.
Întârzierea în trimiterea documentelor
Un partener care ezită să trimită comenzi ferme, contracte semnate sau alte documente justificative ridică un semnal de întrebare. Uneori poate fi vorba doar de neatenție, dar alteori reflectă o lipsă de organizare care se va regăsi și în plăți.
Refuzul de a semna clauze privind penalitățile
Dacă un client insistă să elimine orice referire la penalități sau dobânzi pentru întârziere, e bine să analizezi de ce. Un astfel de refuz poate indica intenția de a trata termenele de plată ca pe niște recomandări, nu ca pe un angajament ferm.
Presiune asupra termenelor de plată
Clienții care cer termene extinse încă de la prima discuție sau care condiționează colaborarea de o plată la 60 – 90 de zile pot ridica probleme de cash-flow în lanț. Nu înseamnă că trebuie să eviți colaborarea, ci că e important să pui în balanță riscul și să ceri garanții suplimentare.
Măsuri preventive: cum îți protejezi afacerea din timp
Înainte să te confrunți cu întârzieri la plată, poți construi un cadru mai sigur pentru colaborare.
Verificarea bonității înainte de colaborare
Începe printr-o verificare minimă – poți consulta CIP, bilanțurile depuse la ANAF sau cereri de insolvență recente. Aceste informații îți arată dacă firma respectivă are dificultăți repetate de plată sau dacă își respectă angajamentele comerciale.
Contracte clare, adaptate realității comerciale
Include termene rezonabile, penalități aplicabile și condiții clare de reziliere. Evită clauzele ambigue sau prea tehnice. Un contract bine scris protejează ambele părți și creează un cadru predictibil.
Politici interne: termene, alerte, responsabilități
Stabilește intern cine răspunde de verificarea bonității, cine trimite notificările și ce praguri declanșează acțiuni mai ferme. O politică simplă, dar clară, ajută echipa să acționeze rapid și coerent.
Cum reacționezi atunci când plata întârzie
Oricât ai preveni, vor exista momente în care un client întârzie plata. Modul în care gestionezi aceste situații influențează atât șansele de recuperare, cât și relația pe termen lung.
Discuția directă: ce întrebări să pui și cum
Primul pas este o discuție calmă. Sună clientul și întreabă deschis ce s-a întâmplat. Evită presupunerile și concentrează-te pe soluții. Întrebările utile sunt cele care clarifică: „Există o dificultate temporară?”, „Aveți nevoie de reprogramare?” sau „Când estimați că veți putea face plata?”
Cum documentezi și cum formulezi următorii pași
După discuție, trimite un e-mail de confirmare cu punctele agreate. Include termenul actualizat și pașii de urmat. Astfel eviți neînțelegerile și ai un istoric clar dacă apar probleme viitoare.
Când e momentul să treci la măsuri mai ferme
Dacă plata tot nu vine sau dacă promisiunile se tot amână, ia în calcul penalitățile prevăzute în contract. Uneori, trimiterea unei notificări scrise formale este suficientă pentru a debloca situația.
Când și cum colaborezi cu un expert extern
Nu orice situație poate fi gestionată intern. Când întârzierile se repetă, iar dialogul cu clientul nu mai oferă claritate, implicarea unui specialist devine un pas firesc.
Ce poate face un specialist în plus
Un expert în recuperarea creanțelor are experiența necesară pentru a evalua realist șansele de recuperare, a înțelege comportamentul debitorului și a propune soluții care nu tensionează inutil relația comercială.
Cum alegi un partener potrivit
Alege un colaborator care comunică clar, lucrează transparent și respectă regulile pieței. Întreabă ce metode folosește, cum protejează imaginea clientului tău și ce rapoarte oferă pe parcurs.
Cum comunici clientului implicarea unui terț
Spune-i clientului că, în lipsa unei soluții interne, ai decis să colaborezi cu un partener extern pentru clarificarea situației. Tonul rămâne respectuos, dar transmite că gestionezi lucrurile cu seriozitate.
Prevenția e cel mai eficient mod de a reduce stresul financiar
Orice întârziere la plată consumă timp, energie și încredere. Când ai un sistem care te ajută să recunoști din timp riscurile și să acționezi structurat, scade presiunea asupra echipei și crește predictibilitatea în business.
Vrei să știi cum ar putea funcționa un astfel de sistem în firma ta? Lasă-ne un mesaj. Revenim cu o propunere aplicată.