Este o realitate pe care o întâlnim frecvent în companiile de dimensiuni medii: portofoliul de clienți arată bine, comenzile sunt în creștere, dar la final de lună numerarul nu acoperă toate obligațiile. În cele mai multe cazuri, motivul este simplu: avem de-a face cu clienți rău-platnici.
Cei mai buni directori financiari știu că prudența începe înainte de semnarea contractului. Și tocmai despre asta vorbim astăzi: cum poți identifica semnele subtile, dar esențiale, care te ajută să spui „nu” unui client cu risc ridicat.
Ce înseamnă „clienți rău-platnici”?
Termenul de „client rău-platnic” se referă la acea entitate (fie că vorbim despre o companie, fie despre un antreprenor individual) care nu își respectă obligațiile financiare în raport cu furnizorii.
Practic, chiar dacă livrează comenzi și generează vânzări în aparență, achitarea facturilor rămâne întotdeauna în urma termenelor stabilite sau nu se mai realizează deloc.
În discuțiile despre riscul de neîncasare, adesea ne referim la aceste entități prin termenul de “clienți rău-platnici”, deoarece comportamentul lor de plată are un impact direct asupra stabilității financiare a furnizorilor.
Mai mult, aceste dificultăți pot genera probleme de reputație și, treptat, pot destabiliza un întreg lanț de parteneriate.
Așadar, a preveni apariția clienților rău-platnici și a ști cum să îi gestionăm reprezintă un element cheie în menținerea stabilității financiare și a credibilității pe piață.
1. Cunoaște-ți clientul: evaluarea inițială
Un principiu fundamental în orice strategie de management al riscului este acela că e mult mai ușor să previi decât să tratezi. Acest principiu se aplică excelent și în cazul nostru.
Atunci când stabilim primele discuții cu un potențial client, ne propunem nu doar să ne prezentăm produsele sau serviciile, ci și să evaluăm bonitatea acestuia.
Avem la dispoziție mai multe surse utile pentru a evalua bonitatea:
- Situațiile financiare depuse la Ministerul Finanțelor: Aceste rapoarte ne oferă informații despre activele, datoriile și capitalurile proprii ale firmei respective. Un bilanț solid și un cont de profit și pierdere echilibrat pot fi primele semnale că societatea are o stabilitate financiară rezonabilă.
- Istoricul juridic: Aici intră insolvențele, litigiile comerciale și orice alte informații care pot evidenția un istoric de probleme în plata datoriilor.
- Buletinul Procedurilor de Insolvență: Verificăm dacă firma a trecut sau trece printr-o procedură de insolvență. Dacă se află în insolvență, există riscul ca lichiditatea să fie extrem de scăzută, iar recuperarea facturilor să fie mult mai dificilă.
- Verificări CIP: Ne referim la informațiile despre incidentele de plată, cecurile refuzate, biletele la ordin neacoperite. Aceste date pot fi un semnal de alarmă chiar și pentru firme care, în aparență, au un volum mare de vânzări.
Dacă potențialul client evită subiectele legate de termenele de plată sau insistă să prelungească în mod repetat data scadentă, merită să fim prudenți. Este un indiciu că, în spatele unei aparente deschideri, se pot ascunde dificultăți financiare sau lipsă de resurse.
În acest punct, este perfect legitim să cerem referințe comerciale. Ne ajută să discutăm cu alți parteneri care au mai lucrat cu respectivul client, pentru a înțelege dacă există un istoric de colaborare onestă și plăți la timp sau dacă, dimpotrivă, au existat probleme similare și în alte contracte.
2. Setează reguli clare de la început
După verificarea inițială a potențialului client, urmează un pas esențial: negocierea și semnarea contractului. Am putea fi tentați să scurtăm această etapă din dorința de a începe rapid colaborarea, însă tocmai aici se stabilesc limitele și responsabilitățile fiecărei părți:
- Termene de plată bine definite: Menționăm în mod clar data scadentă sau perioada în care se așteaptă plata (de exemplu, „în termen de 30 de zile de la emiterea facturii”).
- Penalități de întârziere: Stipulăm în contract penalități care intră automat în vigoare în cazul în care clientul nu efectuează plata la termenul stabilit. Aceste penalități trebuie să fie rezonabile și să fie comunicate deschis, pentru ca partenerul să știe exact la ce se expune.
- Clauze de suspendare și/sau reziliere: În situațiile în care plățile sunt frecvent întârziate sau chiar neefectuate, un contract solid ne permite să suspendăm livrările sau să reziliem colaborarea fără a intra într-un cerc vicios de neînțelegeri și conflicte.
Stabilirea acestor reguli încă de la început ne scutește de discuții ulterioare incomode. Clienții serioși și corecți vor aprecia transparența și vor înțelege că aceste prevederi fac parte din normalitatea unui business matur.
Pentru cei care ezită, această etapă poate fi un bun test. Este un mod elegant, dar ferm, de a clarifica așteptările și de a ne proteja de potențialele riscuri.
3. Monitorizarea continuă a comportamentului financiar
Riscul nu dispare după semnarea contractului. Chiar și clienții care, la început, păreau stabili financiar, pot începe să manifeste semnale de instabilitate. De aceea, e important să rămânem atenți și după ce relația comercială este în desfășurare.
Există câteva schimbări subtile care pot indica un risc în creștere:
- Comenzile devin mai rare sau vin în volume mai mici fără o explicație clară;
- Termenele de plată sunt constant depășite, chiar și numai cu câteva zile;
- Clienții încep să răspundă mai greu la e-mailuri sau să evite contactul direct când vine vorba de facturi.
În aceste cazuri, o abordare proactivă este esențială. O simplă discuție telefonică în care întrebăm deschis dacă există dificultăți temporare poate clarifica situația și arată că ne pasă de colaborare.
În paralel, putem implementa sisteme de alertă internă. Fie că lucrăm cu un ERP sau cu un CRM, putem seta notificări automate care ne avertizează când un client depășește un prag prestabilit (de exemplu, 5 zile întârziere repetată în ultimele trei luni).
4. Curajul de a spune „nu”
Există și situații în care, oricât am încerca să fim flexibili, semnalele sunt atât de negative, încât continuarea colaborării devine o sursă de risc major.
De exemplu, dacă raportul de credit arată un nivel mare de datorii, un istoric consistent de insolvențe sau un comportament de plată dezastruos, este posibil ca acceptarea unui astfel de client să pună în pericol echilibrul financiar al firmei noastre.
În aceste momente, trebuie să ne amintim că avem dreptul să refuzăm. Facem acest lucru cu respect și profesionalism, explicând că, pentru moment, condițiile economice nu susțin inițierea ori continuarea colaborării.
Precizăm, totodată, că ușa rămâne deschisă pentru o eventuală reanaliză, în cazul în care situația se îmbunătățește. Acest tip de răspuns ne ajută să ne menținem reputația intactă și, în același timp, să ne protejăm interesele financiare.
5. Apelează la experți
Nu trebuie să le faci pe toate singur. Evaluarea riscului financiar al unui potențial client consumă timp, implică analiză atentă și presupune acces la surse de date relevante.
Dacă în firma ta nu există o resursă dedicată acestei activități, sau dacă ai trecut deja prin experiențe neplăcute cu clienți rău-platnici, e un semn că merită să ceri sprijin extern.
Aici te putem ajuta noi, echipa ICO.
Îți oferim o opinie de credit completă, adică o analiză clară și riguroasă a bonității clienților potențiali. Ne uităm la datele financiare și juridice relevante, analizăm istoricul comercial și identificăm riscurile de neîncasare înainte ca acestea să devină probleme reale. La final, îți livrăm un raport personalizat, ușor de înțeles, care include:
- un scor de credit;
- recomandări privind limitele de credit;
- sugestii pentru termenii contractuali adecvați;
- și, acolo unde este cazul, semnale de avertizare despre posibile probleme.
Suntem aici să te sprijinim în fiecare etapă, de la analiza inițială a partenerilor potențiali și până la gestionarea situațiilor dificile. Programează azi o consultație gratuită!